会議・ミーテイングをさらに加速させる方法！
こんにちは。ズズぷちです。
会議。ミーティング。あるあるなのが「進まなくなってしまう」こと。特に、アイディアや解決策を考えるときに起こりがち。スピーディな会議進行で、ビシバシ決めてやりましょう！！
０．会議の前にやっておくこと
準備は大切です。準備が会議の７割を占めるといっても過言ではありません。
資料は事前に共有！！
みんなでゆっくり資料に目を通す。忙しいあなたにそんな時間はありません！！！しかも、人によって資料を確認するのに必要な時間も異なります。
資料は参加者に事前に渡して、
・何をやるのか
・どんなことを考えてほしいのか
くらいは知っておいてもらいましょう。
何を話すのか書きだしておく
おすすめは付箋に書いておくこと。1枚に１つの内容を！
多すぎる内容は会議が長くなる原因です。人間は1度に３つ程度のことしか覚えておけません。電話番号だって、「09012345678」って聞くより、「090-1234-5678」って聞いたほうが理解しやすいですよね？？
また、書きだしておくことで、会議が本題から逸れた方向へ進んでしまっていた場合も気づきやすくなります。
終着点、つまり、会議は何を達成するべきなのかも一緒に確認できるとさらに効果的です。
１．会議中にすべきこと
話し合いは必ず３～６人で
よく、「ピザ2枚を分けて満足できるくらいの人数で」と表現します。最高なのは4人で行うこと。お互いの顔が確認できて、会話が弾みやすいです。
あまりに多い人数で話し合いを行うと、積極的に参加する人と、聞き手に回ってしまった人に分かれてしまいます。アイディアを出すときに大切なことはアイディアの質より量。一人で１００個考えるより、一人２０個×４人のほうがはるかに簡単です。
思ったことは紙に書かせる
なにかの印刷物の裏でも、付箋でも構いません。まずは書いてもらいましょう。書くことが思考の整理となり、円滑な情報共有に繋がります。
さらに、会議であまり発言できない人にとってもこれは有効です。一度書いてしまえば忘れることはなく、どこかで言おうという気持ちが生まれるかもしれません。また、最後に紙を回収すれば、リーダーはメンバーの考えが知れます。
アイディアで大切なのは「量」です。どんなにひどいアイディアでも、それがきっかけで見える世界もあります。
ちなみに、付箋に書いた場合は「KJ法」などといった手法もとることができます。書くことはバリエーションを広げることにつながります。
書くことの大切さは下記記事でも紹介させていただいてます。
議題から逸れていないか確認
無関係なことを話すこと自体は、アイディアを出すという観点から考えて悪いことではありません。ですが、それは、元の議題にちゃんと戻ってこないと意味がなくなってしまいます。特に会議を進める役割の人は、会議の目的と現状の確認を忘れないようにしましょう。
「ちょっとまって」ときちんと言える進行を目指したいですね。
周りを見る。参加できていない人はいないか
発言していない人こそ面白い考えを持っています。そんな人がいたら、そっと「あなたはどう思う？」や、「どんなことを考えた？」と投げかけてあげましょう。
ちゃんと話を聞いてあげましょう。その際、周りの人が話を聞かなかったりすぐさま否定するのはよくありません。うまく参加できていない人の中で「必要とされていない」という感情が生まれ、もう二度と貴重な意見を聞けない可能性があります。
もし、あなたが話を聞いてなんか違うなと思っても「そういう意見もあるな」と一旦受け入れることが大切です。
なんか違うなと思った理由を自分の中で検討してみましょう。「その理由をどうやったら解決できるか」という視点がさらなるアイディア創出につながります。
リーダー（進行役）も意見を言う
話し合いの中でリーダーも意見を言っておきましょう。もちろん、メンバーに対して、自分の意見はただの一つの意見と見てもらう工夫は必要です。
リーダー（進行役）が意見を言わないと、会議の結論を出す際に支障がでます。おそらく、リーダーは自分の意見と、メンバーが出した意見の間で最終決定に迷うでしょう。
リーダーが「誰にも言っていない会議の参加者が初めて聞いたような意見」を採用し始めたら、メンバーは驚き、会議は無意味だったと感じるはずです。次からの会議に大きな影響を与えます。
そうならないためにも、きちんと意見表明しておきましょう。みな、同じ議題について考えている“仲間”なのですから。
２．行き詰ったときにすること
席替えをする
座る位置を変えてみましょう。場所を移すのもいいかもしれません。目の前に見えるものが変わると、新鮮な気持ちになります。
また、目の前に座っている人とは対立しやすいですが、隣に座ると対立しずらい。席替えが凝り固まった自分の頭を柔らかくしてくれます。
実際にやってみるとその新鮮さを実感できるでしょう。
休憩をとる
時間がないなら「いったん伸びようか」や「ちょっと立ってみて」と声をかけるだけでも構いません。ずーっと同じ姿勢でいるのはつらいもの。疲れてぼんやりした頭ではなにも考えることができません。
もし、時間があるなら、雑誌などを眺めることやゲームをするのもよいでしょう。アイディアはどこから生まれるかわかりません。実際に大手企業でも、話し合いをすることができるスペースに雑誌や本、ゲームなどを置いているところがあります。「ビリヤードとダーツができるようになってます」なんてところもありました。
もちろん、休憩時間は決めておきましょう（＾＾）
宿題にする
どうしても決まらない場合はちょっと先延ばしにするのも悪くはありません。
ただし、
・次はいつやるのか（日付と時間まで決めちゃいましょう）
・何を考えてほしいかをより具体的に
・会議の終着点・目指すところをはっきり確認する
ようにしてください。
これらを徹底しないと、結局次の会議も無意味なものとなってしまいます。
特に日付を確認することは重要です。「後で確認して連絡します」だと、日付を決めるのに時間がかかり、結局次に行う頃には手遅れなんてこともありえます。人間は、果物の皮をむくのもめんどくさがる生き物ですからね。
３．会議終了後
結論がでたならちゃんとそれをどうやって実現させるのか日程や方法について決定しましょう。決定でようやくスタートですよ！！
まとめ
・話すことはきちんと整理する
・話し合いは３～６人で
・アイディアで大切なのは量
・席替えや休憩で新鮮な気分を作ろう
ちょっと多いですが、これだけは確認して会議に臨んでください！！
それではよい会議を！！
